Évaluer sa capacité
Calculer votre capacité de réponse aux appels d’offres : raisonner en heures disponibles
Combien d’appels d’offres pouvez-vous préparer ? Comparez les heures disponibles par fonction aux heures que demandent les dossiers retenus.
Votre capacité de réponse, c’est le nombre de dossiers que vos équipes peuvent préparer sur une période sans bâcler la vérification. Pour la calculer, divisez les heures disponibles par fonction par les heures que demande un dossier comparable, puis retenez la fonction qui limite. Une somme globale d’heures peut annoncer trois dossiers alors qu’une seule personne, indispensable à chacun, n’en permet que deux.
Cette estimation sert à choisir combien de réponses engager. Elle ne prédit pas le nombre de marchés gagnés et ne doit pas justifier des dossiers traités trop vite pour être vérifiés. Elle mesure une capacité de travail en heures ; le coût de ce travail est un autre calcul, celui du coût interne d’une réponse.
Posez la formule sur un périmètre commun
Capacité indicative en dossiers = heures disponibles pour la préparation ÷ heures moyennes par dossier comparable.
Les deux valeurs doivent couvrir les mêmes tâches. Si votre temps moyen comprend le chiffrage, la visite et la remise, les heures disponibles doivent inclure les personnes qui les réalisent. La fiche Service Public sur la préparation de l’offre décrit les éléments d’une offre : offre technique avec le mémoire, offre financière, et documents supplémentaires demandés par l’acheteur. Servez-vous de cette décomposition pour tenir votre relevé de temps.
Refaites le calcul fonction par fonction
Exemple fictif. Sur le mois, une entreprise dispose de 48 heures réparties sur quatre fonctions, et un dossier comparable demande 16 heures au total (selon son suivi interne, inventé pour l’exemple).
| Fonction | Heures disponibles | Heures par dossier | Dossiers possibles |
|---|---|---|---|
| Analyse technique du dossier | 10 | 4 | 10 ÷ 4 = 2,5 |
| Chiffrage | 12 | 4 | 12 ÷ 4 = 3 |
| Rédaction du mémoire | 20 | 7 | 20 ÷ 7 ≈ 2,86 |
| Validation et remise | 6 | 1 | 6 ÷ 1 = 6 |
| Total | 48 | 16 | 48 ÷ 16 = 3 |
La somme annonce trois dossiers. La fonction limitante est l’analyse technique : 2,5 dossiers, donc deux dossiers complets sur le mois. Pour un troisième dossier, il faudrait 12 heures d’analyse technique pour 10 disponibles, et 21 heures de rédaction pour 20 : il manque 2 heures et 1 heure. Le temps libre de la validation (6 heures pour 3 nécessaires) ne les compense pas, parce que ce n’est pas la même personne ni la même compétence. Les nombres sont fictifs : remplacez-les par vos temps observés, ils ne représentent aucune moyenne du secteur.
Tenez compte des dates, pas seulement des heures
Les dates limites de plusieurs consultations peuvent tomber la même semaine. Placez les dossiers sur un calendrier hebdomadaire avant de conclure : deux dossiers qui demandent tous deux la validation du même responsable pendant un créneau où il est absent restent bloqués, même si le total d’heures du mois est suffisant. Pour partager le travail entre peu de personnes, voyez comment répartir le travail dans une petite entreprise.
Utilisez deux scénarios de charge
Calculez une situation habituelle et une situation plus exigeante, à partir de vos propres dossiers. Une consultation avec un cadre simple et une bibliothèque de références prête n’appelle pas le même travail qu’une consultation nouvelle et complexe. Ne prenez pas votre dossier le plus rapide comme référence : vous sous-estimeriez les reprises et les attentes de réponses. Gardez les causes de dépassement pour améliorer la préparation.
Transformez le résultat en arbitrage
Si la charge dépasse vos disponibilités, trois leviers existent : choisir les consultations les plus pertinentes avec la grille pour décider de répondre ou de renoncer, déplacer des tâches vers une autre personne, ou confier une partie du travail, en regardant d’abord ce que vous pouvez déléguer. La délégation ne supprime pas toutes les heures internes : le prix, les décisions techniques et la validation finale restent chez vous. Réintroduisez-les dans le tableau pour comparer deux organisations complètes.
Après chaque période, rapprochez prévu et réalisé. Votre capacité devient fiable quand elle repose sur des dossiers comparables et sur les personnes effectivement mobilisées.
À propos de cet article
Rédigé par OFFREA. Les exemples présentés sont fictifs et servent uniquement à expliquer la méthode.
Plus de consultations que d’heures pour les préparer ?
Si votre calendrier de dépôts dépasse ce que votre équipe peut préparer et vérifier, présentez votre dossier à OFFREA : vous renseignez d’abord votre besoin, puis vous choisissez un échange. La prise en charge dépend de l’examen du dossier et du délai.