Organisation de réponse
Coût interne de réponse à un appel d’offres : mesurer le travail de préparation
Combien vous coûte une réponse à un appel d’offres ? Mesurez le temps par étape, valorisez-le, ajoutez les dépenses et les consultations abandonnées.
Le coût interne d’une réponse se calcule en additionnant, pour chaque personne, les heures passées multipliées par un coût horaire constant, puis les dépenses directes du dossier (déplacement de visite, reprographie, abonnement ponctuel). La part qu’on oublie est celle des consultations abandonnées en cours de route : elles coûtent aussi, et c’est elles qui indiquent s’il faut mieux choisir ses dossiers.
Cette mesure sert à choisir les consultations et à améliorer l’organisation. Elle ne dit pas à elle seule si un marché sera rentable ou si déléguer sera préférable. Elle exprime un coût ; la même charge exprimée en heures disponibles relève de la capacité de réponse en heures.
Comptez tout le travail du dossier
Incluez la sélection, la lecture des pièces, les questions, la visite lorsqu’elle existe, le chiffrage, la collecte administrative, la rédaction, la relecture et la préparation du dépôt. Notez aussi les reprises dues aux informations manquantes ou aux changements de version. La fiche Service Public sur la préparation de l’offre distingue offre technique, offre financière et documents supplémentaires demandés : ces catégories fournissent un découpage utilisable pour votre relevé de temps.
Un suivi par demi-journée très approximatif suffit pour commencer. Gardez les mêmes catégories sur plusieurs dossiers pour pouvoir les comparer, par exemple dans votre tableau de suivi des appels d’offres.
Choisissez une valorisation et gardez-la constante
Utilisez un coût horaire interne calculé avec la personne qui tient votre comptabilité, ou une valeur de gestion définie pour comparer les dossiers, et notez ce qu’elle inclut : rémunération, charges, frais de structure ou simple convention. Ne mélangez pas un coût complet pour une personne et un salaire brut pour une autre sans le signaler. Pour le dirigeant, le temps a aussi un usage alternatif : production, vente ou suivi des chantiers.
Formule : somme des (heures × coût horaire de chaque personne) + dépenses directes. Les valeurs doivent venir de votre entreprise.
Calculez un dossier, puis ajoutez les consultations abandonnées
Exemple fictif, lot peinture. Valeurs de gestion inventées pour la démonstration : dirigeant 55 €/h, conducteur de travaux 42 €/h, assistante administrative 30 €/h.
| Personne | Heures | Coût horaire | Coût |
|---|---|---|---|
| Dirigeant (prix, décision, validation) | 5 | 55 € | 275 € |
| Conducteur de travaux (analyse, visite, mémoire) | 8 | 42 € | 336 € |
| Assistante (pièces administratives, dépôt) | 6 | 30 € | 180 € |
| Dépenses directes (déplacement de visite) | 40 € | ||
| Total du dossier déposé | 19 | 831 € |
Vérification : 275 + 336 + 180 + 40 = 831. Sur la période, l’entreprise a étudié quatre consultations. Trois ont été abandonnées après l’analyse du DCE, à 4 h du conducteur de travaux chacune : 3 × 4 × 42 = 504 €. Total de la période : 831 + 504 = 1 335 €. Les consultations abandonnées en représentent 504 ÷ 1 335, soit environ 37,8 %. Ce chiffre n’est pas un reproche : il montre que l’étape de sélection (voir la grille pour décider de répondre ou de renoncer) pèse sur le coût total, et qu’une analyse plus courte des consultations écartées libère du temps pour celles que vous déposez.
Rapproché du nombre de dossiers déposés et du taux de réussite observé, ce coût donne un ordre de grandeur de l’effort par marché obtenu. Il ne dit rien de la marge ni de la rentabilité d’un chantier.
Séparez le travail réutilisable du travail propre au lot
Une bibliothèque de références demande du temps une fois, puis sert à plusieurs réponses. Une PME qui prépare ses fiches de références pendant sa première consultation voit son premier coût gonflé. Pour les dossiers suivants, mesurez à part l’entretien de la bibliothèque et l’adaptation au chantier. Ne répartissez pas les coûts de façon arbitraire pour rendre un résultat plus favorable : choisissez une règle simple, notez-la, gardez-la toute la période.
Gardez aussi séparés le coût de préparation et les coûts d’exécution du chantier : ils répondent à des questions différentes.
Utilisez les écarts pour changer une décision
Si une grande part du temps part dans des consultations abandonnées, améliorez la sélection initiale. Si les reprises viennent de moyens non confirmés, placez leur validation avant la rédaction. Si le dépôt est préparé dans l’urgence, avancez le contrôle des accès et des fichiers. Une moyenne globale du temps par dossier masque ces causes : gardez les étapes visibles.
Avant de comparer une prestation extérieure, calculez le temps interne qui resterait nécessaire : consignes de rédaction, réponses aux questions, validation technique et prix. Vous comparerez alors deux organisations complètes, comme dans l’analyse de ce que vous pouvez déléguer, plutôt qu’une facture visible à un travail interne considéré à tort comme gratuit.
À propos de cet article
Rédigé par OFFREA. Les exemples présentés sont fictifs et servent uniquement à expliquer la méthode.
Un coût de réponse que vous voulez réduire sans multiplier les dossiers ?
Si vous voulez voir quelle partie de votre préparation peut être confiée sur une consultation précise, présentez votre dossier à OFFREA : vous renseignez d’abord votre besoin, puis vous choisissez un échange. La prise en charge dépend de l’examen du dossier et du délai.